Mapowanie procesów biznesowych to kluczowy pierwszy krok w dążeniu do ich optymalizacji. To czym jest optymalizacja procesów omówiliśmy w innym wpisie. Pozwala ono na dokładne zrozumienie istniejących procedur, identyfikację potencjalnych problemów oraz określenie obszarów wymagających usprawnienia.
W rezultacie dzięki szczegółowemu odwzorowaniu poszczególnych etapów procesów, organizacje mogą skutecznie je optymalizować, zwiększać efektywność operacyjną i osiągać lepsze wyniki biznesowe. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez 4 najpopularniejsze metody mapowania, dokonamy ich porównania oraz udostępnimy narzędzie, które pomoże wybrać najskuteczniejszą dla Twojej organizacji.
Natomiast w kolejnych artykułach dokładniej opiszemy każdą z nich. Na koniec skupimy się na możliwych do zastosowania narzędziach, praktycznych przykładach oraz trendach i kierunkach rozwoju mapowania procesów biznesowych.
Mapowanie procesów biznesowych jako wstęp do ich optymalizacji
Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak to się dzieje, że niektóre firmy działają jak dobrze naoliwione maszyny, podczas gdy inne wydają się być w ciągłym chaosie? Sekretem często okazuje się umiejętność ciągłej optymalizacji procesów biznesowych. Daltego fundamentem skutecznego podejścia do optymalizacji zawsze powinno być dobrze wykonane mapowanie procesów. To właśnie o tym porozmawiamy w tym artykule.
Mapowanie procesów biznesowych to nie tylko modne hasło w świecie zarządzania. Przede wszystkim to narzędzie, które pozwala nam zobaczyć, jak naprawdę funkcjonuje organizacja. Wyobraź sobie, że masz narzędzie, które pozwala Ci zobaczyć wszystkie przepływy pracy, informacji i zasobów w twojej firmie. Brzmi nieźle, prawda?
Ale po co właściwie mapujemy procesy? Cóż, powodów jest wiele. Po pierwsze, mapowanie pomaga nam zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności w naszych procesach. To trochę jak diagnostyka samochodu – najpierw musisz znaleźć problem, zanim będziesz mógł go naprawić. Po drugie, mapy procesów są świetnym narzędziem komunikacji. Dlaczego? Ponieważ ułatwiają zrozumienie, kto za co odpowiada i jak różne części organizacji ze sobą współpracują.
Co więcej w dzisiejszym środowisku biznesowym, gdzie zmiany są jedyną stałą, umiejętność szybkiego dostosowywania procesów jest na wagę złota. I tutaj właśnie wkracza mapowanie procesów. Dlatego, że pozwala nam nie tylko zrozumieć obecny stan rzeczy, ale także projektować ulepszenia i symulować ich wpływ, zanim wprowadzimy je w życie. W rezultacie są niezbędnym krokiem w optymalizacji procesów biznesowych.
W tym artykule spojrzymy z lotu ptaka na czym polega mapowanie z wykorzystaniem metod: Value Stream Mapping (VSM), SIPOC, Makigami oraz Swimlane. Następnie spojrzymy czym te metody różnią się od siebie oraz kiedy wybrać którą.
Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem dążącym do optymalizacji działań swojego zespołu, czy analitykiem biznesowym szukającym sposobów na usprawnienie operacji, znajdziesz tu coś dla siebie.
Wprowadzenie do 4 wybranych metod mapowania procesów biznesowych.
Czas na szybki kurs czterech narzędzi do mapowania procesów. Zobaczmy czym jest VSM, SIPOC, Makigami i Swimlane. Każda z tych metod ma swoje mocne strony i idealne zastosowania. Poznajmy je bliżej!
VSM (Value Stream Mapping).
VSM to jak rentgen dla Twojego procesu biznesowego. Pozwala zobaczyć cały przepływ wartości od dostawcy do klienta. Za jego pomocą możesz prześwietlić swój proces i zobaczyć, gdzie proces i wartość dodana płynie bez problemów, a gdzie się zatrzymuje. Co więcej VSM pokazuje Ci nie tylko przepływ materiałów, ale też informacji. Kluczowe elementy to mapa stanu obecnego, analiza problemów i mapa stanu przyszłego. W rezultacie VSM jest świetne do identyfikacji marnotrawstwa, optymalizacji czasu cyklu i synchronizacji produkcji z popytem. Podsumowując, to narzędzie jest jak szwajcarski scyzoryk dla profesjonalistów lean – wszechstronne i niezawodne. Tutaj możesz zapoznać się ze szczegółowym opisem metody.
SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers).
SIPOC to jak selfie Twojego procesu z lotu ptaka. To proste, ale niezwykle użyteczne narzędzie, które daje Ci szybki przegląd całego procesu. Przede wszystkim SIPOC jest idealne, gdy chcesz szybko zorientować się w procesie lub przedstawić go osobom z zewnątrz. Ponadto to świetny punkt wyjścia do bardziej szczegółowej analizy. SIPOC pomaga zidentyfikować kluczowych interesariuszy i zrozumieć, jak różne elementy procesu wpływają na siebie nawzajem. Podsumowując, to jak mapa skarbów dla Twojego procesu – pokazuje, gdzie szukać wartości i potencjalnych problemów. Tutaj możesz zapoznać się ze szczegółowym opisem metody.
Makigami.
Makigami to jak wielkoformatowe dzieło sztuki Twojego procesu. To japońska metoda, która pozwala na bardzo szczegółowe mapowanie złożonych, między działowych procesów. Wyobraź sobie długi zwój papieru, na którym możesz zobaczyć cały proces od początku do końca, z uwzględnieniem przepływu informacji między działami. Przede wszystkim Makigami jest szczególnie skuteczne w ujawnianiu „ukrytych” aspektów procesu, takich jak opóźnienia czy nieefektywna komunikacja. Z tego powodu to narzędzie jest szczególnie przydatne w środowisku biurowym i usługowym. Podsumowując, Makigami jest jak detektyw w świecie procesów – wyciąga na światło dzienne te wszystkie niuanse, które często umykają innym metodom. Tutaj możesz zapoznać się ze szczegółowym opisem metody.
Swimlane.
Swimlane to jak plan gry dla Twojego zespołu procesowego. Jest tak, dlatego, że ta metoda wizualnie przedstawia, kto co robi w procesie, używając „torów pływackich” dla każdego uczestnika lub działu. Swimlane jest bardzo skuteczne w pokazywaniu, jak zadania przechodzą między różnymi rolami lub działami. Przede wszystkim to idealne narzędzie do analizy odpowiedzialności, identyfikacji wąskich gardeł i poprawy komunikacji między zespołami. Dodatkowo Swimlane pomaga też łatwo zauważyć, gdzie proces się komplikuje lub gdzie pojawiają się niepotrzebne przekazania pracy. Podsumowując: Swimlane jest jak mapa metra dla Twojego procesu – pokazuje, gdzie są przesiadki i jak sprawić, by podróż była płynniejsza. Tutaj możesz zapoznać się ze szczegółowym opisem metody.
Porównanie metod mapowania procesów biznesowych.
Tutaj porównamy wszystkie 4 metody przy zdefiniowanych 10 kryteriach oceny. Pamiętaj, że kryteria te należy potraktować jako perspektywy z jakich spojrzysz na daną metodę i jej ważności i dla Ciebie i Twojej organizacji. Każdemu z punktów przypisany został rating, który określa w jakim zakresie dana metoda spełnia zdefiniowane kryterium:
5 – Doskonale spełnia kryterium
4 – Bardzo dobrze spełnia kryterium
3 – Dobrze spełnia kryterium
2 – Częściowo spełnia kryterium
1 – Słabo spełnia lub nie spełnia kryterium
Tabela – porównanie metod mapowania procesów biznesowych.
Metody mapowania procesów biznesowych – wnioski i ocena przydatności.
Na bazie powyższego porównania możemy ocenić przydatność każdej z metod dla optymalizacji i mapowaniu procesów biznesowych w Twojej organizacji oraz wyciągnąć następujące wnioski.
- Komplementarność metod.
Każda z czterech analizowanych metod (VSM, SIPOC, Makigami, Swimlane) ma swoje unikalne zalety i ograniczenia. Jest tak ponieważ, nie ma jednej uniwersalnej metody, która byłaby najlepsza we wszystkich aspektach. Sugeruje to, że w praktyce najlepsze rezultaty można osiągnąć, łącząc różne metody w zależności od konkretnych potrzeb i celów mapowania procesu.
- Różne poziomy szczegółowości.
VSM i Makigami oferują możliwość bardzo szczegółowej analizy procesu, podczas gdy SIPOC daje ogólny przegląd na wysokim poziomie. Swimlane plasuje się pomiędzy nimi. To pokazuje, że wybór metody powinien zależeć od pożądanego poziomu szczegółowości analizy.
- Koncentracja na różnych aspektach.
Każda metoda skupia się na nieco innych aspektach procesu. Na przykład, VSM kładzie duży nacisk na analizę czasu i identyfikację marnotrawstwa, SIPOC koncentruje się na relacjach między dostawcami a klientami, Makigami na przepływie informacji między działami, a Swimlane na odpowiedzialności za poszczególne etapy procesu.
- Różnice w łatwości implementacji.
SIPOC i Swimlane są stosunkowo łatwe do stworzenia i aktualizacji, podczas gdy VSM i Makigami mogą być bardziej czasochłonne i skomplikowane. To wskazuje, że wybór metody powinien uwzględniać dostępne zasoby i czas.
- Uniwersalność zastosowania.
Wszystkie metody są dość uniwersalne i mogą być stosowane w różnych branżach i typach procesów. Jednak niektóre (jak Makigami) mogą być szczególnie przydatne w określonych kontekstach, np. w środowiskach biurowych i usługowych.
- Zaangażowanie interesariuszy.
Wszystkie metody wymagają zaangażowania różnych interesariuszy, co podkreśla znaczenie współpracy i komunikacji w procesie mapowania.
- Potrzeba elastyczności.
Biorąc pod uwagę różnorodność metod i ich zastosowań, ważne jest, aby osoby zajmujące się mapowaniem procesów były elastyczne i potrafiły dostosować podejście do konkretnych potrzeb organizacji i specyfiki analizowanego procesu.
- Znaczenie kontekstu.
Wybór odpowiedniej metody mapowania procesu powinien uwzględniać nie tylko cechy samego procesu, ale także szerszy kontekst organizacyjny, cele biznesowe i dostępne zasoby.
- Ciągłe doskonalenie.
Mapowanie procesów biznesowych w celu ich optymalizacji nie jest jednorazowym działaniem, ale jest działaniem ciągłym. Daltego metody takie jak VSM i Makigami kładą nacisk na identyfikację obszarów do poprawy, co wspiera kulturę ciągłego doskonalenia w organizacji.
Mapowanie procesów biznesowych – podsumowanie.
Podsumowując, optymalizacja procesów biznesowych i ich skuteczne mapowanie wymaga zrozumienia każdej z dostępnych metod. Co więcej, poznania ich mocnych stron i ograniczeń, oraz umiejętności wyboru i adaptacji odpowiedniego podejścia do konkretnej sytuacji biznesowej. Przede wszystkim zaprezentowana w tabeli porównawczej metod mapowania średnia wartość oceny metody nie oznacza, że najlepszą metodą jest Makigami. Tak może być tylko w przypadku, jeśli wybrane kryteria oceny są dla Ciebie kompletne i wszystkie tak samo ważne. Wiemy oczywiście że tak nie jest. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie narzędzie, w którym samodzielnie możesz dokonać wyboru metody w oparciu o Twoje preferencje i potrzeby. W jaki sposób? Masz dwie funkcje personalizujące narzędzie do Twojej konkretnej sytuacji:
- Możesz w nim dodać dodatkowe kryteria oceny metod, które nie zostały ujęte, a które są dla Ciebie ważne
- Możesz nadać wagi poszczególnym kryteriom oceny, przez co niektóre kryteria neutralizujesz a inne podkreślasz
Dla każdego może być ważna inna istotna cecha danej metody czy to prostota narzędzia, czy poziom szczegółowości mapy procesu, czy też zdolność do identyfikacji poziomu marnotrawstwa w procesie.
Aby ułatwić wybór metody przygotowaliśmy prosty kalkulator do porównania metod mapowania procesów biznesowych. Zachęcamy do pobrania arkusza z kalkulatorem. Dzięki temu będziesz mógł samodzielnie, na bazie mierzalnych faktów, odpowiedzieć sobie na pytanie, która metoda jest najlepiej dopasowana dla Twojej organizacji.
Aby pobrać arkusz z kalkulatorem wyboru metody mapowania kliknij tutaj.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej jakich narzędzi używać podczas mapowania procesów biznesowych to tutaj znajdziesz ciekawy artykuł z listą takich narzędzi.